はじめに
SharePoint を活用していると、リスト内のデータを効率的に管理・表示するための工夫が求められることがあります。特に、複数行テキスト列に格納された複数のURLを、個別のハイパーリンクとして表示したいというニーズは多くのユーザーに共通する課題ではないでしょうか。
私自身、この課題に直面し、試行錯誤を繰り返しました。本記事では、その失敗から成功までの全プロセスを詳細に解説します。同じ悩みを抱える方々の参考になるよう、余すところなく情報を提供します。
さらに、この記事はGoogle SEOを意識したキーワードの盛り込みと記事構成になっていますので、情報を探している多くの方に届くことを願っています。
背景と課題の設定
課題の概要
SharePoint リストで、複数行テキスト列（以下、列A）に複数のURLを格納し、それらを別の列（以下、列B）で個別のハイパーリンクとして表示したいと考えました。
具体的な要件は以下の通りです。
- 列A：ユーザーが入力する複数のURLを、セミコロン（
;）区切りで格納。 - 列B：列Aに入力された各URLを、個別のハイパーリンクとして表示。
なぜこの機能が必要なのか
業務上、関連する複数の資料やウェブページへのリンクを一元管理したいケースが多々あります。例えば、プロジェクトの関連ドキュメント、参考資料、外部サイトなどです。それらを一覧表示し、クリック一つでアクセスできると非常に便利です。
しかし、SharePoint 標準の機能では、1つのフィールドに複数のハイパーリンクを持たせることが難しいため、工夫が必要でした。
初期のアプローチ：JSONコードでの列の書式設定
試したJSONコードとその意図
まず最初に考えたのは、SharePoint の列の書式設定で JSON コードを使用し、動的にハイパーリンクを生成する方法です。以下が試したJSONコードです。
{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"forEach": "url in split(@currentField, ';')",
"children": [
{
"elmType": "a",
"txtContent": "=trim(url)",
"attributes": {
"href": "=trim(url)",
"target": "_blank"
},
"style": {
"display": "block",
"margin-bottom": "5px"
}
}
]
}このコードの意図：
split(@currentField, ';')：セミコロン区切りのURLを分割し、配列として取得。forEach：取得した配列をループし、各URLに対して処理を行う。children：各URLをハイパーリンクとして表示。elmType: “a”：ハイパーリンク要素を生成。txtContent：リンクの表示テキストを設定。href：リンク先のURLを設定。
発生した問題と原因分析
問題点：
- このJSONコードを列Bに適用しても、期待したハイパーリンクが表示されず、列Bの内容が消えてしまう。
原因の考察：
- 列Bのフィールド設定：
- 「書式なしテキスト」に変更してみましたが、効果なし。
- データ内の特殊文字やスペース：
- 区切り文字をカンマからセミコロンに変更し、データとコードを調整しましたが、状況は変わらず。
- JSONコードのフィールド参照：
@currentFieldの代わりに列Aまたは列Bの内部名を使用してみましたが、結果は同じ。
- SharePoint の列の書式設定の制限：
split関数やforEach構文がサポートされていない可能性が高い。
解決策の模索と再挑戦
他に考えたアプローチ：
- 複数のハイパーリンク列を作成：
- 事前に複数のハイパーリンク列（リンク1、リンク2、リンク3など）を作成し、それぞれにURLを格納。
- 問題点：URLの数が固定されていないため、現実的ではない。
- 列の書式設定の見直し：
- よりシンプルなJSONコードでテスト。
{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField"
}- 結果：列Bの内容は表示されるが、ハイパーリンクにはならない。
結論：
- 列の書式設定（JSON）だけでは、要件を満たすことが難しい。
別の方法：Power Automate の活用
Power Automate を選択した理由
Power Automate（旧 Microsoft Flow） は、Microsoft が提供するクラウドベースのワークフローエンジンです。これを使用することで、SharePoint リストに対する高度な操作や自動化が可能になります。
選択した理由：
- 文字列操作やループ処理が柔軟に行える。
- SharePoint リストとの統合が容易。
- ユーザーインターフェースが直感的で、コーディングの知識が少なくても操作可能。
フローの設計と実装手順
1. SharePoint リストの準備
- 列A（URL一覧）：
- 種類：複数行テキスト
- テキストの種類：書式なしテキスト
- 内容：セミコロン区切りで複数のURLを格納。
- 列B（リンク集）：
- 種類：複数行テキスト
- テキストの種類：拡張リッチテキスト（画像、表、ハイパーリンクなどをサポート）
2. Power Automate フローの作成
手順詳細：
- フローの作成：
- Power Automate にアクセスし、新しい自動化されたクラウドフローを作成。
- トリガー：
SharePoint - アイテムの作成または変更時
- 変数の初期化：
URLText（文字列型）：列Aの値を格納。LinkRichText（文字列型）：ハイパーリンクを格納するための変数。
- URLの分割：
Compose（構成）アクションを使用し、split関数でURLTextを分割。split(variables('URLText'), ';')
- ループ処理：
Apply to each（各に適用）アクションを使用し、Composeの出力（URLの配列）をループ。
- ハイパーリンクの生成：
Append to string variable（文字列変数への追加）アクションを使用し、LinkRichTextにハイパーリンクを追加。concat( '<a href="', trim(item()), '">', trim(item()), '</a><br/>' )
- SharePoint アイテムの更新：
Update item（アイテムの更新）アクションを使用し、LinkRichTextの値を列Bに保存。
発生したエラーとその解決策
エラー1：items('Apply_to_each') の問題
エラーメッセージ：
The template validation failed: 'The template action '変数の設定' at line '1' and column '1841' is not valid: "The template language function 'items' must have at least one parameter.".'.原因：
items()関数はパラメータが必要だが、引数なしで使用しているためエラー。
解決策：
items()をitem()に置き換える。item()はループ内で現在のアイテムを参照する関数で、引数は不要。
修正後のコード：
concat(
variables('LinkRichText'),
'<a href="',
trim(item()),
'">',
trim(item()),
'</a><br/>'
)エラー2：変数の自己参照の問題
エラーメッセージ：
Self reference is not supported when updating the value of variable 'LinkRichText'.原因：
SetVariableアクションで変数自身を参照して更新しようとしている。
解決策：
SetVariableの代わりにAppend to string variableアクションを使用。- これにより、変数に対して値を追加することが可能になる。
修正後のフロー：
- ループ内でのアクション：
Append to string variableを使用し、以下の値を設定。concat( '<a href="', trim(item()), '">', trim(item()), '</a><br/>' )
エラー3：HTMLタグがそのまま表示される問題
問題：
- 列Bにハイパーリンクではなく、HTMLタグがそのまま表示される。
原因：
- SharePoint のセキュリティ設定で、HTMLタグの使用が制限されている可能性。
解決策：
- 列Bの設定を確認：
- 「拡張リッチテキスト」になっていることを再確認。
- サイトコレクション管理者の権限がない場合の対処：
- 今回は権限がなかったため、別の方法を検討。
- 別のアプローチ：
- 内部XML形式を利用してハイパーリンクを生成。
最終的な成功と結果の確認
フローの全体像
フローの構成：
- トリガー：アイテムの作成または変更時。
- 変数の初期化：
URLText：列Aの値を格納。LinkRichText：空の文字列で初期化。
- URLの分割：
Composeアクションでsplit関数を使用。
- ループ処理：
Apply to eachで URL の配列をループ。
- ハイパーリンクの生成：
Append to string variableでLinkRichTextにハイパーリンクを追加。
- アイテムの更新：
Update itemでLinkRichTextの値を列Bに保存。
動作確認と成果
- フローを保存し、SharePoint リストで新しいアイテムを作成。
- 列Aにセミコロン区切りで複数のURLを入力。
- フローが正常に実行され、列Bに各URLがハイパーリンクとして表示。
- 結果：
- URLの数が変動しても、自動的に対応可能。
- ユーザーは列AにURLを入力するだけで、ハイパーリンクが生成される。
まとめ：成功へのポイントと学び
主な学び
- 列の書式設定（JSON）の限界を理解する：
- SharePoint の列の書式設定では、使用できる関数や構文が制限されている。
splitやforEachが使用できないため、複雑な文字列操作は難しい。
- Power Automate の活用が解決策となる：
- 文字列操作やループ処理が可能であり、SharePoint リストとの連携も容易。
- エラーメッセージを活用する：
- 発生したエラーを詳細に読み解くことで、問題の原因を特定し、適切な解決策を見つけることができる。
- 権限や環境の制約を考慮する：
- サイトコレクション管理者の権限がない場合でも、可能な方法を模索する。
- 試行錯誤を恐れない：
- 複数のアプローチを試し、失敗から学ぶことで、最適な解決策にたどり着ける。
成功へのポイント
- Power Automate の適切なアクションを選択する：
SetVariableとAppend to string variableの違いを理解し、目的に合ったアクションを使用する。- 関数の正しい使用：
item()とitems()の違いを理解し、適切に使用する。- ユーザーの要件を正確に反映する：
- URLの数が変動するという要件に対し、柔軟に対応できるフローを構築する。
よくある質問（FAQ）
Q1. 列の書式設定でできない理由は？
A1.
SharePoint の列の書式設定（JSON）では、使用できる関数や構文が制限されています。split 関数や forEach 構文はサポートされていないため、これらを使用して複数のURLを分割・ループ処理することはできません。
Q2. サイトコレクション管理者の権限なしで可能？
A2.
はい、可能です。今回の方法では、Power Automate を使用し、HTMLタグを含むリッチテキストを列Bに保存しています。サイトコレクション管理者の権限がなくても、ユーザーがアイテムの作成・編集権限を持っていれば実装できます。
Q3. URLの区切り文字を変更したい場合は？
A3.
列Aで使用する区切り文字を変更する場合、Power Automate の split 関数内の区切り文字も合わせて変更する必要があります。例えば、カンマ（,）を使用する場合：
split(variables('URLText'), ',')Q4. HTMLタグがそのまま表示される場合の対処法は？
A4.
列Bの設定が「拡張リッチテキスト」になっていることを確認してください。また、環境によっては、SharePoint のセキュリティ設定で HTML タグの使用が制限されている場合があります。その場合、サイト管理者に相談して、HTMLタグの使用を許可してもらう必要があります。
追加情報と参考資料
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- リッチテキスト
- サイトコレクション管理者
- トリガー
- アクション
- フロー
- 関数
- 変数
参考にした公式ドキュメント
- Microsoft Docs – Power Automate
- Power Automate のドキュメント
- SharePoint 列の書式設定
- 列の書式設定の概要
- 関数リファレンス
- Azure Logic Apps の式と関数
- Power Automate でのループ処理
- Apply to each アクションの使用
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